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Elementos básicos para elaborar el presupuesto de un proyecto

Información general

Este curso en línea está diseñado para ayudar al usuario a comprender los elementos básicos del presupuesto de un proyecto. El curso está dirigido a aquéllos que ya tienen conocimientos generales sobre la elaboración de una propuesta. (Para quienes recién se inician, es recomendable realizar primero el "Curso breve para escribir propuestas".) Al finalizar este curso, usted conocerá:

  • cuáles son los componentes básicos del presupuesto para un proyecto;
  • cuáles son los diversos documentos financieros que suelen requerirse para elaborar una propuesta;
  • cómo incorporar los costos indirectos y las prestaciones complementarias en el presupuesto.
  • cómo acceder a recursos en Internet que ofrecen modelos de presupuesto para diversos proyectos.

Descripción

¿Qué es el presupuesto de un proyecto?

El presupuesto es el plan financiero estimado para un proyecto, para el cual se requiere administrar fondos. Este documento debe incluir los gastos en los que se prevé incurrir en un período de tiempo determinado, como también el ingreso que se generará durante el transcurso del proyecto. El presupuesto es un componente muy importante de la propuesta, ya que constituye la imagen financiera del proyecto. Un presupuesto bien concebido puede contribuir en gran medida a la comprensión del proyecto por parte de la institución donante.

Según las normas estipuladas por la institución donante, el presupuesto puede consistir en una declaración de una sola hoja en la que consten los gastos estimados. También podría reflejarse en una hoja de cálculo completa que incluya los ingresos y las donaciones proyectadas, así como una descripción detallada que explique los diversos rubros de gastos e ingresos.

Revisión

Durante la revisión de las propuestas, los donantes suelen comenzar por el presupuesto.

Jane Geever, autora de la "Guía para escribir propuestas", del Foundation Center, mantuvo entrevistas con varios donantes y descubrió que, de hecho, muchos consideran que revisar el presupuesto es la mejor forma de formarse una buena imagen del proyecto sin necesidad de mayores explicaciones. Cuando se les pregunta: "En general, ¿cómo lee una propuesta?", se obtienen las siguientes respuestas:

"Miro el presupuesto. A través de los años aprendí que la parte descriptiva puede ser enriquecedora, pero los números son precisos y directos. Quiero comprobar que el dinero va a servir a los fines descritos en la propuesta." Joel Orosz, W.K. Kellogg Foundation

"Voy pasando de una parte a otra del documento de la siguiente manera: primero, miro el presupuesto, para ver si la solicitud es adecuada y analizar la parte financiera de la entidad; luego, voy a la sección del proyecto, para ver lo que quieren lograr; después, leo la lista de miembros del Directorio." Lynn Pattillo, The Pittulloch Foundation, Inc.

"Suelo mirar primero el presupuesto, y después leo la propuesta de atrás hacia adelante." Michael Gilligan, The Henry Luce Foundation, Inc.

Preparación del presupuesto

No es necesario que un contador prepare el presupuesto.

No todas las organizaciones sin fines de lucro cuentan con un contador público que elabore los presupuestos de sus proyectos. Si este es el caso, la persona más adecuada para preparar el presupuesto del proyecto puede ser alguien que conozca el proyecto en profundidad, que sepa mucho sobre la organización y que tenga conocimientos financieros. Esta persona podría ser el director del proyecto, un miembro del equipo que participe en el mismo, o quien maneje las finanzas de la organización.

Una vez finalizada la propuesta, se recomienda que al menos una persona cercana al proyecto revise toda la documentación para verificar que no falte nada y que el presupuesto refleje en forma fidedigna la descripción del proyecto.

Elementos del presupuesto

Entre los elementos típicos del presupuesto se encuentran la lista de gastos, como también el monto de la donación y los ingresos.

Cuando se comienza a armar un presupuesto, resulta útil preparar una hoja de trabajo que incluya una lista de todos los gastos de personal y de otros costos relacionados con el funcionamiento del proyecto. Es importante incluir cualquier gasto nuevo en el que se incurrirá si el proyecto recibe la donación (es decir, empleados temporarios o consultores), como también los gastos corrientes para las partidas presupuestarias que se asignarán al proyecto. Los gastos no salariales pueden contemplar partidas presupuestarias tales como viajes, equipamiento, artículos de oficina y gastos de correo.

Las partidas presupuestarias de personal deben incluir salarios y beneficios. Los empleados de tiempo completo que se asignarán al proyecto deben contemplarse en el presupuesto con el porcentaje adecuado de tiempo. Por ejemplo, si una asistente administrativa calcula que dedicará 20 horas de sus 40 horas de trabajo semanales a un proyecto cuya duración estimada es de un año, se incluirá en el presupuesto el 50% del total de su salario durante un período de doce meses.


Presupuesto del Proyecto
 
GASTOS
Personal
Asistente administrativa
(50% del costo de su dedicación completa)
$ 17.000
Prestaciones complementarias (al 15%)
    2.550
Total de gastos de personal
$ 19.550
Otros gastos
Empleados temporarios:
Coordinador del Proyecto
(15 horas/semana a $ 15,00 por hora)
$ 11.700
Asistente del Proyecto
(20 horas/semana a $ 9,50 por hora)
9.800
Prestaciones complementarias (al 15%)
3.225
Materiales del Taller de Capacitación Laboral
$ 1.400
Artículos de oficina
1.100
Franqueo
900
Viáticos del personal
1.000
Otros
      100
Total de otros gastos
$ 29.225
Total de gastos del proyecto
$ 48.775

No es conveniente poner "Otro" en una partida de monto considerable. Recuerde que los donantes quieren revisar el presupuesto y encontrar en él una representación razonable de los costos de su programa. Es importante asegurarse de que la partida "Otro" no represente un porcentaje demasiado alto del total del presupuesto. Sin embargo, una suma pequeña es perfectamente razonable.

La lista de partidas presupuestarias y los cálculos realizados para llegar a la cifra que figura en cada una de ellas deben resumirse en las hojas de trabajo. Esto puede resultar esencial para recordar cómo llegó a esos números al escribir la propuesta, y en una etapa posterior, al presentarla a los donantes.

Ingresos

Si el monto de una donación ya fue asignado al proyecto a través de los fondos de una fundación, donaciones en especie (no monetarias), fondos gubernamentales o aportes individuales, deberá reportar esta información en el estado de ingresos y donaciones.

Entonces, el monto total de la donación asignado deberá deducirse de la partida de "Gastos totales" del presupuesto para llegar al "Saldo requerido". Todo ingreso previsto también debe incluirse en el estado de ingresos y donaciones. Por ejemplo, si trabaja en un grupo de teatro local y estima que asistirán a la función 50 personas por noche, a $10 la entrada, durante cuatro noches, la partida de ingresos debe reportar "Venta de entradas" por un monto de $2.000.

Si está presentando propuestas ante distintas fundaciones, en general es una buena idea mencionarlo en su propuesta. Por ejemplo, podría declarar: "Además de su Fundación, esta propuesta se presenta ante la Fundación ABC y XYZ" o bien: "Ya hemos recibido una donación de $30.000 de la Fundación ABC, y estamos solicitando $15.000 a su fundación, que constituye el saldo requerido para el proyecto".

Presupuesto del Proyecto
 
INGRESOS
Donaciones
   Fundación ABC
$ 30.000
   Fundación XYZ
10.000
   Gobierno
12.000
Aportes individuales
12.000
Eventos especiales
   Venta de entradas
     2.000
Total de Ingresos
$ 64.000

 

Costos indirectos y prestaciones complementarias

El presupuesto de un proyecto puede incluir partidas para costos indirectos y prestaciones complementarias.

La mayoría de los presupuestos incluyen costos indirectos, lo que permite que el proyecto financie la parte de costos administrativos derivados de la operación diaria. Según la preferencia del donante, los costos indirectos pueden incluirse en una sola partida presupuestaria, o bien en distintas subpartidas.

Algunas partidas presupuestarias para costos indirectos incluyen un porcentaje de la remuneración del contador, los gastos de las reuniones del directorio, el alquiler, la electricidad y el costo de gestión del departamento de recursos humanos. Estos son los rubros generales, ya sea que conozca o no el proyecto particular para el cual está elaborando el presupuesto, y una organización no puede operar sin estos costos. En general, la fórmula utilizada para asignar costos indirectos en los presupuestos de los proyectos se basa en los costos indirectos de la organización en relación con el total de gastos del programa de la organización.

Cada año XYZ Inc., organización sin fines de lucro, gasta $400.000 en sus programas, y $100.000 en costos indirectos.

¿Cuál es la tasa de costos indirectos?

$100.000 / $400.000 = .25

La tasa de costos indirectos es del 25%. Esto significa que por cada dólar que la organización invierte en sus programas, 25 centavos están destinados a costos indirectos.

 

Guía

Con frecuencia, los donantes incluyen en las guías sus normas sobre el uso de fondos para costos indirectos.

Muchos donantes tienen normas sobre el porcentaje de costos indirectos que admiten en el presupuesto de un proyecto. Algunos no permiten la inclusión de ningún costo indirecto, mientras que otros admiten que los costos indirectos representen un porcentaje específico de los gastos totales o de los gastos de personal.

A continuación figura un fragmento de la guía para donaciones, publicado en la página web del United States-Japan Foundation. Para esta fundación, los costos indirectos aceptables incluyen alquiler, teléfono, fax, fotocopias, gastos de computación y de franqueo.

Cálculos

Las prestaciones sociales y los impuestos laborales deben incluirse como parte de los gastos de personal.

Si los fondos de una donación se utilizan para el pago de un sueldo, o parte de un sueldo, es preciso incluir esa proporción de las prestaciones complementarias. Las prestaciones complementarias (no salariales) abarcan costos tales como contribuciones al sistema de la seguridad social, seguro médico, seguro odontológico y seguro por invalidez a largo plazo. Una vez que se han determinado los costos de las prestaciones complementarias (no salariales) asignadas a los empleados dentro de su organización, es posible dividir esa suma por la cantidad total de los costos salariales y llegar a una tasa de beneficio.

Cálculo de la tasa de prestaciones complementarias
 
Prestaciones complementarias
   Seguro médico
$ 25.000
   Seguro odontológico
5.000
   Seguro por invalidez a largo plazo
5.000
   Otros aportes y contribuciones del empleador
     15.000
Total de prestaciones complementarias
$ 50.000
Total de la nómina
$ 200.000
Tasa de prestaciones complementarias = Total de prestaciones complementarias/Nómina
$ 50.000/$ 200.000 = 25%

Descripción

La descripción del presupuesto es útil para definir los costos incluidos en el presupuesto de un proyecto.

A menudo se utiliza una descripción del presupuesto para explicar las partidas presupuestarias. Esta descripción puede estructurarse de dos formas. La primera consiste en incluir en las partidas del presupuesto notas a pie de página, identificadas con números o letras, que refieran a sus respectivas explicaciones.

Como segunda alternativa, si hay un número inusual de partidas y se requiere una explicación amplia de las cifras, podría ser conveniente incorporar la descripción del presupuesto en el cuerpo principal del texto.

Presupuesto del Proyecto – Alimentos para personas de edad avanzada
 
GASTOS
Sueldos (a)
   Coordinador del Proyecto
$ 35.000
   Asistente Social
30.000
   Prestaciones (b)
   (20% de los sueldos)
13.000
Alquiler de oficina (c)
7.200
Artículos de oficina
1.000
Viáticos (d)
        800
Total de gastos
$ 87.000
 
(a) Se necesita un Coordinador del Proyecto para administrar el programa y asegurar la eficiente prestación de los servicios. Se requiere un Asistente Social para trabajar con las personas de edad avanzada que participan en este programa.
(b) Las prestaciones incluyen las contribuciones a cargo del empleador, seguro odontológico, seguro de salud y seguro de invalidez a largo plazo.
(c) El monto de la alquiler de la oficina se calcula en un 30% del total de los alquileres.
(d) El Asistente Social asistirá a la conferencia anual de la Asociación Nacional de Asistentes Sociales.

Estimado de gastos

Es importante proyectar los gastos con la mayor precisión posible.

Para ello, resulta vital cerciorarse de que las estimaciones de gastos no sean ni demasiado reducidas ni demasiado elevadas. Si se subestiman los costos, tal vez no sea posible operar dentro del presupuesto. Si esto ocurre, será preciso volver a los donantes que ya están apoyando el proyecto para solicitar asistencia adicional, buscar nuevos donantes, o asegurar parte del costo de los fondos generales operativos. Ninguna de estas opciones es atractiva. Por otra parte, un constante sobrestimado de los costos puede causar otros problemas. El donante adjudica una donación con la expectativa de que todos los fondos se destinarán a apoyar el proyecto, y la mayoría de los donantes instruirán que se les reintegren los fondos remanentes una vez concluido el proyecto. Una suma remanente demasiado elevada reflejará cierta incapacidad en la elaboración del presupuesto, y podría afectar la receptividad del donante respecto de los presupuestos que se le presenten en el futuro.

La inflación o los aumentos en los costos, tales como incrementos en los salarios anuales o en los alquileres, también deben tomarse en cuenta. Por cierto, los donantes no pretenden cifras perfectas. Un cierto grado de variación es aceptable, pero si no existe forma de saber cuánto costará algo, no debe incluirse en el presupuesto.

Documentación adicional

Al presentar una solicitud de fondos, es posible que los donantes requieran estados contables auditados, además del presupuesto de gastos correspondiente a los costos del proyecto.

La información financiera que podría solicitarse durante el proceso de propuesta es diversa. Al analizar la documentación que requieren las fundaciones, es fundamental leer detenidamente la guía. Algunos donantes solicitan estados contables auditados correspondientes al ejercicio anterior, una lista de colaboradores y otras fuentes de financiamiento, un informe anual y una declaración de impuestos reciente. (Formulario 990).

A la derecha, se incluye un extracto de la guía sobre donaciones (en inglés), publicadas en el sitio web del Kettering Family Foundation.

Nota: Esta fundación no suministra fondos para la construcción de obras de infraestructura, donaciones plurianuales, o viáticos sin aprobación de un miembro del Consejo de Administración.

Las propuestas presentadas a este donante deben incluir un presupuesto del proyecto y/o de la organización, una copia de la carta de determinación de impuesto del Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos [IRS 501(c)(3)], y estados contables auditados correspondientes a dos ejercicios.

¿Qué ocurre luego?

¿Qué sucede una vez aprobada la propuesta?

Al preparar el presupuesto, es importante recordar que se requerira la presentación de informes basados en las partidas presupuestarias. En otras palabras, es posible que al finalizar el proyecto, deba presentarse una comparación entre el presupuesto que se acompañó a la propuesta y la suma de dinero efectivamente gastada. Algunos donantes exigen una explicación de las variaciones considerables, en más o en menos.

El presupuesto es, esencialmente, un documento que lo acompañará mientras dure el proyecto. Su correcta elaboración y su presentación como un componente bien organizado de la propuesta puede resultar esencial para el éxito de su campaña de recaudación de fondos.

Recursos

¡Felicitaciones! Usted ha finalizado el curso Elementos básicos para elaborar el presupuesto de un proyecto.

Los siguientes recursos en Internet, entre otros, ofrecen ejemplos de presupuestos de proyectos que podrían resultar útiles durante el proceso de elaboración de la propuesta:

  • Nonprofit Guides brinda modelos de presupuesto, carta de presentación de la propuesta, carta de solicitud de información, propuesta y otros documentos de posible utilidad.
  • La Fundación Cleveland incluye en su sitio web modelos de solicitud de presupuesto de un proyecto.
  • La Fundación Bush de St. Paul, Minnesota, ofrece en su sitio web un modelo de presupuesto, que incluye un método para documentar fuentes de apoyo, así como gastos, incluso costos indirectos.

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